Format Menulis Surat
1. Maklumat Pengirim: Nama penuh ibu, bapa atau penjaga, alamat rumah dan nombor telefon
2. Maklumat Penerima: Nama guru kelas atau pengetua, nama sekolah dan alamat sekolah
3. Tarikh Surat: Tarikh surat ditulis
4. Subjek surat: Nyatakan tujuan surat tersebut, seperti “Surat Tidak Hadir ke Sekolah”
5. Isi Surat: Nyatakan alasan pelajar tidak hadir dan sertakan butiran seperti tarikh, sijil cuti sakit yang diberikan oleh doktor dan sebagainya
6. Penutup: Ucapan terima kasih dan tandatangan ibu, bapa atau penjaga
Credit: https://www.ipendidikan.my/
Tips Menulis Surat
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat dengan baik:
1. Tulis dengan jelas dan ringkas:
Pastikan maklumat dalam surat disampaikan dengan jelas dan ringkas. Anda perlu mengelak daripada menggunakan bahasa yang terlalu rumit.
2. Jujur dalam menulis surat:
Sentiasa berikan alasan yang sebenar untuk ketidakhadiran pelajar. Kejujuran adalah penting untuk memastikan surat anda diterima dan difahami dengan betul oleh pihak sekolah.
3. Sertakan bukti jika perlu:
Jika alasan ketidakhadiran adalah kerana sakit, sertakan sijil sakit daripada doktor. Hal ini akan membantu mengesahkan alasan yang diberikan.
4. Gunakan bahasa yang sesuai:
Pastikan bahasa yang digunakan adalah formal dan sopan. Ini menunjukkan rasa hormat kepada pihak sekolah.
5. Semak semula surat:
Sebelum menghantar surat, semak semula untuk memastikan tiada kesalahan ejaan atau tatabahasa.
Kepentingan Menghantar Surat
Menghantar surat ini adalah penting kerana:
1. Rekod Rasmi:
Surat tersebut akan menjadi dokumen rasmi yang merekodkan alasan ketidakhadiran pelajar. Ini membantu dalam pengurusan rekod kehadiran pelajar oleh pihak sekolah.
2. Mengelakkan Tindakan Disiplin:
Sekolah mungkin akan mengambil tindakan disiplin terhadap pelajar yang tidak hadir tanpa alasan yang munasabah. Surat tidak hadir membantu menjelaskan keadaan sebenar.
3. Komunikasi Antara Ibu Bapa dan Guru:
Surat ini juga berfungsi sebagai medium komunikasi antara ibu bapa dan guru. Ia membantu guru memahami situasi pelajar dan memberi kelonggaran jika perlu.
4. Mematuhi Prosedur Sekolah:
Pihak sekolah mempunyai prosedur rasmi yang berbeza untuk mengendalikan ketidakhadiran pelajar. Menghantar surat membantu mematuhi prosedur ini.
